Assemblea

La sezione Assemblea, si trova all’interno della voce di menu omonima e permette di:

  • Creare assemblee ordinarie e straordinarie
  • Inviare tramite mail convocazioni, deleghe e verbale
  • Gestire tutta l’assemblea direttamente dalla piattaforma.

Come creare e convocare una nuova assemblea

Nella schermata, dopo aver selezionato condominio ed esercizio, cliccare in alto a destra sull’icona  e seguire i seguenti passaggi:

  1. Inserire una denominazione, indicare se la tipologia dell’assemblea è ordinaria o straordinaria e scegliere tra le tabelle millesimali del condominio quella per calcolare il quorum costitutivo; 
  2.  Inserire data, luogo e orario per la 1° e la 2° convocazione;
  3. Aggiungere punti all’ordine del giorno tramite l’icona  in corrispondenza dell’omonima tab. A questo punto, si creerà una nuova riga in cui o selezionare uno tra gli argomenti proposti con i relativi quorum oppure inserire un nuovo argomento semplicemente cliccando sull’icona  .

Completate tutte le info e salvato, il sistema rimanderà l’utente al listato iniziale con l’aggiunta della riga della nuova assemblea. Ora le azioni possibili sono le seguenti:

  • Modificare i dati inseriti cliccando sull’icona 
  • Eliminare l’assemblea cliccando sull’icona 
  • Visualizzare le informazioni dell’assemblea cliccando sull’icona  
  • Convocare l’assemblea cliccando sull’icona 

NB. Alla convocazione verrà generato il file pdf contenente la convocazione e la delega che verrà mandato ai condòmini tramite email di sistema. Una volta convocata, non sarà più possibile tornare indietro.

Come gestire e verbalizzare l’assemblea

Alla convocazione dell’assemblea nel listato principale, oltre al visualizza vengono mostrate l’icona  che al click permette di scaricare la convocazione e la delega e l’icona  che permette di iniziare a gestire l’assemblea.

Vediamo gli step per gestire completamente l’assemblea fino alla creazione del verbale:

  • STEP 1: Nomina del presidente e del segretario selezionando il nome tra le persone presenti nel condominio oppure inserendone una esterna completando i campi nome e cognome. Completati i campi cliccare su procedi;
  • STEP 2: Viene mostrata la lista dei condomini del condominio con i millesimi della tabella scelta nella fase di creazione della stessa per la verifica del quorum costitutivo. In questa fase dunque dovranno essere inserite le presenze, assenze e le eventuali deleghe dei condomini utilizzando l’icona  per le prime due eventualità e l’icona per l’ultima.

NB. Se le presenze inserite non riuscissero a raggiungere il quorum costitutivo il sistema provvederà ad avvertire l’amministratore con un messaggio e procederà all’archiviazione della sessione dandola per deserta. La convocazione verrà inoltre data per deserta anche se non verrà gestita nel giorno e nell’orario stabilito.

  • STEP 3: Selezionare il punto all’ordine del giorno da discutere tra quelli inseriti in fase di creazione dell’assemblea;
  • STEP 4: Arrivati a questo punto si può procedere alla discussione del punto e alla sua votazione. Allo step 4 attraverso differenti tab si dà la possibilità di: visionare le informazioni generali relative al punto, cambiare le presenze, inserire annotazioni, caricare documenti ed infine procedere all’inserimento delle votazioni dei condomini. Ora si potrà procedere alla chiusura del punto e alla fase finale dell’assemblea;
  • STEP 5: Nell’ultimo step, una volta gestiti tutti i punti all’ordine del giorno, cliccando sul bottone archivia l’assemblea verrà chiusa e verrà generato il verbale.

NB. Generato il file pdf contenente il verbale verrà mandato ai condòmini tramite email di sistema. Una volta inviato, non sarà più possibile tornare indietro.