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Preventivo

La sezione Preventivo, si trova all’interno della voce di menu “Bilancio” e permette di:

  • Creare un nuovo preventivo
  • Scaricare documentazione
  • Visionare il riparto
  • Utilizzare la modalità bozza
  • Inserire le eccezioni sui titoli di spesa

Come creare un nuovo bilancio preventivo

Per poter creare o visualizzare il bilancio preventivo selezionare in alto il condominio e l’esercizio desiderato. 

NB. ogni esercizio può avere un solo bilancio collegato.

Una volta selezionato condominio ed esercizio nella colonna di destra inserire il nome del conto e la tabella millesimale. A questo punto nel campo titolo di spesa inserire il nome e l’importo e cliccare su . Procedere con questa operazione fino al completamento del conto e cliccare su salva.

Preventivo Approvato o Bozza

Il bilancio preventivo in Condexo può assumere due diversi stati: bozza e approvato, che possono impostati tramite il bottone

  • Stato Bozza: è la condizione di partenza di ogni preventivo nuovo che deve essere creato, ma anche quella di un preventivo che deve essere modificato. 

Quando il bilancio si trova in stato bozza il condomino non riceverà le comunicazioni automatiche del sistema e visualizzerà nella sua area personale un messaggio che dice: “contabilità in aggiornamento” che quindi gli inibirà la visione della contabilità del condominio per quell’esercizio.

  • Stato Approvato: quando il preventivo si trova in questo stato al condomino sarà permesso vedere la contabilità del condominio nella sua area personale, potrà ricevere le comunicazioni di sistema direttamente sulla sua mail e utilizzare i pagamenti online.

NB. l’amministratore può passare dallo stato bozza a quello approvato e viceversa tutte le volte che vuole.

Eccezioni sui titoli di spesa

Durante l’inserimento o la modifica dei titoli di spesa, il sistema da la possibilità di associare a quest’ultimo una tabella diversa da quella del conto a cui il titolo è associato o di inserire delle eccezioni sulla stessa tabella che valgono però solo per il titolo di spesa in oggetto.

  • Nel primo caso dalla select scegliere la nuova tabella da associare e procedere al salvataggio.
  • Nel secondo caso selezionare la stessa tabella del conto e salvare. Tornare sul titolo di spesa e in corrispondenza della select della tabella, cliccare su , inserire le eccezioni nella nuova pagina che si apre e infine salvare.

Eliminare il preventivo

Dalla pagina del bilancio preventivo si possono eseguire due tipi di eliminazione: una a livello di titolo di spesa cliccando sull’icona vicino alla denominazione, la seconda riguarda l’intero preventivo ed è possibile cliccando sull’icona in alto a destra della pagina.

NB. la cancellazione dei titoli di spesa o più in generale dell’intero bilancio sono possibili solo se non vi sono movimenti associati e quindi anche il piano rateale.

Stampe preventivo e riparto

Nella pagina in alto a destra cliccare su , nella finestra che si apre l’utente avrà la possibilità di selezionare: la stampa (bilancio per conto o riparto); il tipo di file da generare (pdf o csv); l’ordinamento (per unità o per persona) e vari filtri.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download. 

Rate

La sezione Rate, si trova all’interno della voce di menu “Bilancio” e permette di:

  • Creare un nuovo piano rateale
  • Emettere rate
  • Gestire saldi dell’esercizio precedente
  • Generare avvisi, bollettini e MAV
  • Inviare solleciti di pagamento

Come creare un nuovo piano rateale

Quando la pagina è vuota, perchè si è appena creato un nuovo preventivo di cui si vogliono generare le rate, per iniziare è necessario cliccare sull’icona per generare il primo piano. 
A questo punto, nella schermata che si apre indicare:

  • il numero di rate da creare;
  • il tipo di ripartizione del preventivo: equa per rate tutte uguali, in percentuale se gli importi devono essere differenti per tutte o alcune rate ;
  • il tipo di arrotondamento: classico, sopra €0,50 arrotonda per eccesso e sotto per difetto, per eccesso o per difetto

Infine procedere al salvataggio. Si aprirà uno specchietto che avvisa della creazione del piano rateale. Attendere la chiusura automatica dell’avviso per poter visualizzare il piano rateale.

NB. E’ importante selezionare date di scadenza delle rate che ricadano all’interno della durata dell’esercizio selezionato, altrimenti il sistema non permetterà il salvataggio del piano.

Come emettere il piano rateale automatico/immediato

Dopo aver creato il piano rateale, cliccando l’icona   e selezionando “gestisci piano rateale”, nella schermata successiva sempre attraverso l’icona   sarà possibile cliccare su “Imposta emissione”.
Sarà possibile decidere quale tipo di emissione applicare:

  • Automatica: indicando un numero di giorni prima della scadenza della rata entro cui questa verrà emessa.
    NB. Le rate che avranno superato la data di scadenza verranno emesse immediatamente al salvataggio.
  • Immediata: che emetterà tutto il piano rateale istantaneamente in una sola volta.

Cliccando sulla check box “All’emissione delle rate abilita l’invio automatico tramite mail” verrà richiesto al sistema di inviare automaticamente all’emissione della rata una mail ai condomini, e così per tutte le successive in modo automatico.

Qualora si decidesse di non utilizzare la funzione di email automatiche sarà comunque possibile inviare le mail contenti le rate in modo manuale cliccando sull’icona . Una volta aperto il modale di stampa e aver selezionato “rata”  alla fine del menù si può selezionare la checkbox “invia via email” e salvare per inviare le rate via mail in modo manuale.

NB. se il preventivo si trova in stato “bozza” le email di invio rate verranno bloccate, quindi assicurarsi di impostare il bilancio in “approvato” prima di gestire l’emissione.

Come rigenerare un piano rateale già emesso

Per poter modificare un piano rateale già emesso, che quindi non permette di modificare le rate che saranno mostrate in grigio, cliccare sull’icona   e selezionare la voce di menu “gestisci piano”. Nella schermata sempre selezionando l’icona in alto a destra cliccare sul bottone “rigenera piano” che provvederà a disemettere le rate consentendone la modifica.

A questo punto, si potrà decidere se aumentare il numero delle rate, diminuirlo, modificarne i dati o semplicemente lasciare che il piano si ricalcoli a seguito di una modifica apportata al preventivo.

Completata l’operazione basterà salvare e reimpostare l’emissione delle rate seguendo la procedura al paragrafo precedente.

NB. Rigenerando il piano rateale i versamenti esistenti non saranno eliminati. Il sistema attribuirà i movimenti alle nuove rate. Qualora non vi sia corrispondenza tra le nuove rate generate e i versamenti già registrati, i pagamenti saranno visibili nella sezione libro e saldo cassa, dove potranno essere gestiti.

Come creare rate extra fuori preventivo

Dalla pagina principale Rate, selezionare l’iconae cliccare su “Gestisci rate fuori preventivo”.

Nella nuova pagina è necessario impostare

  • nome del nuovo piano rate da creare
  • numero di rate da creare (1-N)
  • tipologia di ripartizione delle rate (se tutte o uguali o diverse in percentuale)
  • Arrotondamento
  • Importo totale da rateizzare
  • Criterio di suddivisione dell’importo:
    – dividi in parti uguali, per creare una rata uguale per tutti i condòmini
    – dividi per tabelle, per dividere l’importo inserito per millesimi
    – Importo unitario, per richiedere a tutti l’importo inserito nel campo “importo totale da rateizzare”

Date le impostazioni sopra sarà possibile, con il click sull’icona è possibile impostare nomenclatura e data di scadenza delle rate extra da creare.

Una volta completata l’impostazione iniziale è possibile impostare l’emissione delle rate e poter visualizzare il piano rateale insieme al piano ordinario o separatamente, nella schermata rate, utilizzando i filtri con l’icona .

Come gestire i saldi dell’esercizio precedente

Cliccare sull’icona, selezionare la voce “gestisci saldo es. precedente”. A questo punto, si aprirà una pagina formata da due schede a seconda che si voglia gestire il saldo a credito o a debito.

Saldo a credito: rappresenta la lista degli importi che le unità devono al condominio. Può essere gestito secondo diverse opzioni :

  • Spalma il saldo sulle rate
    Apparirà la lista delle rate nel piano, su cui sarà possibile distribuire il saldo in percentuale su ogni rata.
  • Crea rata di conguaglio
    Indicare il numero di rata/e da creare, la scadenza e la nomenclatura da inserire.
  • Gestisci manualmente
    E’ possibile registrare manualmente su ogni rata un importo del saldo o il saldo completo, che sarà visualizzato accanto ad ogni nominativo del piano rate.

Saldo a debito: rappresenta la lista degli importi che il condominio deve alle unità. Può essere gestito secondo diverse opzioni :

  • Spalma il saldo sulle rate
    Apparirà la lista delle rate nel piano, su cui sarà possibile distribuire il saldo in percentuale su ogni rata.
  • A capienza
    Verrà distribuito il saldo sulle rate del piano in base all’importo, partendo dalla prima finchè non verrà esaurito.
  • Gestisci manualmente
    E’ possibile registrare manualmente su ogni rata un importo del saldo o il saldo completo, che sarà visualizzato accanto ad ogni nominativo del piano rate.

Sotto ad ognuna delle opzioni di gestione è sempre possibile selezionare alcune unità come “eccezione” e gestirle differentemente rispetto alla regola impostata (es. posso decidere di spalmare il saldo sulle rate, ma per una sola unità voglio generare una rata di conguaglio).

Come impostare le rate manualmente

Dopo aver creato il piano rateale, è possibile modificare gli importi delle rate prima di impostarne l’emissione. Per fare ciò basterà cliccare su  e selezionare la voce “gestisci piano rateale”, successivamente dallo stesso bottone cliccare su “imposta rate manualmente”. 

NB. Una volta impostato il piano rateale manuale, non sarà possibile tornare indietro e dunque sfruttare la funzionalità del ricalcolo automatico delle rate dopo aver apportato modifiche al preventivo. 

Come generare bollettini o avvisi di pagamento

Una volta creato il piano rateale, cliccando sull’icona sarà possibile stampare avvisi e bollettini.

Si aprirà un nuovo menù dove verrà richiesta la tipologia di stampa, qui andrà selezionata la voce “bollettini” o “avvisi” a seconda della necessità e del conto corrente impostato. Potrete selezionare una o più rate insieme e i nominativi per cui generare la stampa. Se non è necessaria una stampa singola, basterà selezionare Rate “tutte” e in Persone “tutti”. Troverete alcuni filtri applicabili per la stampa.

E’ sempre necessario specificare un identificativo per le stampe che stiamo generando, per nostro remind personale, le quali saranno poi salvate nella sezione documenti, alla cartella “avvisi e bollettini”.

Info utili e impostazioni necessarie per la generazione delle rate:

  • Collegare l’esercizio al conto bancario/postale che si vuole far comparire negli avvisi/bollettini nella pagina Esercizi;
  • Se i dati bancari associati all’esercizio sono di tipo bancario sarà possibile generare solo gli avvisi di pagamento mentre se sono di tipo postale sarà possibile generare sia bollettini che avvisi;
  • Se è stato impostato il codice SIA del conto bancario, sarà possibile generare anche i MAV
  • Nella causale di avvisi e bollettini è riportato un codice (es. CX-62948H) che se inserito dai condòmini nei pagamenti consentirà di sfruttare la rendicontazione automatica.

Come generare bollettini MAV

Per poter generare i bollettini MAV bisognerà innanzi tutto inserire il codice SIA del conto associato al condominio all’interno della sezione “dati bancari” raggiungibile dalla voce di menu generale>condomini.

Al salvataggio del codice il sistema provvederà a verificare che le anagrafiche dei condomini siano complete di codice fiscale, in quanto, alla richiesta, verranno generati solo i MAV dei condomini con anagrafica completa.

Per la generazione dei MAV, nella pagina rate cliccare sull’icona e selezionare la voce “genera bollettini/avvisi/mav”. Indicare quali rate e per quali condomini andranno generati i MAV e attendere la notifica di avvenuta creazione.

Il sistema creerà uno zip all’interno del quale ci saranno i seguenti documenti:
1. Pdf delle disposizioni richieste
2. Csv delle disposizioni richieste
3. Tracciato da poter importare sul portale dell’istituto bancario

Come spostare le rate emesse da un condomino all’altro

Nel caso di subentri o di impostazioni errate delle percentuali è possibile che si abbia la necessità di spostare rate già emesse da un condomino ad un altro all’interno della stessa unità. 

Per fare questo bisognerà seguire pochi semplici passaggi:

  1. Dalla pagina bilancio>rate o da movimenti>versamenti, cercare l’unità e la persona alla quale dobbiamo togliere la rata emessa;
  2. Cliccare sull’icona  per entrare nel dettaglio;
  3. All’interno del dettaglio della rata in alto a destra cliccare sue selezionare la voce “modifica”
  4. A questo punto basterà selezionare dalla select “condomino” la persona alla quale si vuole associare la rata e procedere al salvataggio. 

 Una volta compiuta questa operazione si verrà rimandati alla pagina di dettaglio del condomino a cui è stata associata la rata che dovrà essere ri-emessa a mano tramite l’icona .

Solleciti di pagamento

Per i condomini che hanno quote scadute sarà possibile inviare un sollecito di pagamento direttamente dalla piattaforma.

Dall’icona selezionare la tipologia di stampa “Solleciti”. Il sistema permetterà di selezionare:

  • esercizio di riferimento
  • rata (scaduta) che si vuole sollecitare
  • persona a cui inviare il sollecito

Alla fine delle selezioni cliccare sul check “invia per email” per far partire la mail di sollecito.

NB. L’opzione “Solleciti” sarà disponibile solamente nel caso in cui ci siano rate scadute. Nel menù di scelta delle persone a cui inviare verranno visualizzate solamente le persone per cui ci sono rate scadute.

Invia rate

Con il bottone è possibile inviare anche direttamente i documenti e le rate via mail in maniera manuale.

Possono essere inviate contemporaneamente una o più rate, per una o più persone all’interno del condominio, scegliendo tutte le impostazioni di stampa nel menù.
Per inviare tutto via mail è sufficiente cliccare sulla checkbox “invia rate per email” per far partire le email con la documentazione.

NB. per gli invii via mail delle rate, anche per l’emissione, ricorda sempre di impostare il preventivo nello stato “Approvato” e non in “Bozza”.

Stampe piano rate e versamenti

Nella pagina in alto a destra cliccare su , nella finestra che si apre l’utente avrà la possibilità di selezionare: il tipo di file da generare (pdf o csv); l’ordinamento (per unità o per persona) e vari filtri.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download. 

Consuntivo

La sezione Consuntivo, si trova all’interno della voce di menu “Bilancio” e permette di:

  • Mettere a confronto le spese tra preventivo e consuntivo
  • Aggiungere fatture e spese direttamente a consuntivo
  • Scaricare documentazione

La pagina del consuntivo è caratterizzata dalla lista dei conti/titoli di spesa mettendo a confronto tra di loro gli importi preventivati con quelli consuntivati.

Come inserire spese/fatture direttamente dal consuntivo

Accanto ad ogni titolo di spesa vi è l’iconache se cliccata permette di inserire nuove spese direttamente a consuntivo.

Al click si verrà riportati in una nuova pagina dove poter scegliere se creare fatture, spese semplici (per i conti legati a tabelle millesimali) e spese personali (per conti legati a tabelle personali).

All’interno di ogni titolo di spesa si potranno visionare la lista delle spese associate cliccando in corrispondenza all’importo sull’icona .

Stampe consuntivo e riparto

Nella pagina in alto a destra cliccare su , nella finestra che si apre l’utente avrà la possibilità di selezionare: la stampa (bilancio per conto, riparto o bilancio con movimenti); il tipo di file da generare (pdf o csv); l’ordinamento (per unità o per persona) e vari filtri.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download. 

NB. all’interno di ogni titolo di spesa si potranno non solo visionare le spese associate ma anche stampare la lista cliccando anche in questo caso l’icona .

Situazione contabile

La sezione Situazione contabile, si trova all’interno della voce di menu “Bilancio” e permette di:

  • Visionare nel dettaglio le entrate/uscite, le attività/passività
  • Utilizzare il consolidato per poter visionare più esercizi insieme
  • Scaricare la documentazione

La situazione contabile permette di visionare tutte le spese e i versamenti legati alle varie voci cliccando sull’icona che si trova in corrispondenza del nome.

È possibile filtrare i dati visualizzati tramite l’icona sia per esercizio sia per data.

Consolidato

Quando il condominio ha associati diversi esercizi e si ha la necessità di avere un’unica stampa che li contenga tutti, basterà cliccare sull’icona e selezionare la voce “consolidato”.

A questo punto, si aprirà un pop up dove poter selezionare gli esercizi e anche le date di riferimento.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena il file sarà pronto per il download. 

Stampe situazione contabile con e senza saldi

Nella pagina in alto a destra cliccare su e selezionare una tra le stampe proposte tra cui situazione contabile e situazione contabile con il dettaglio dei saldi.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download. 

Consumi

La sezione Consumi, si trova all’interno della voce di menu “Bilancio” e permette di:

  • Compilare i canoni del gestore dell’acqua legato al condominio
  • Inserire le letture dei condomini
  • Ripartire le fatture dell’acqua in base ai consumi

Come inserire il fornitore e i canoni

Dopo aver selezionato il condominio e l’esercizio, attraverso un messaggio il sistema chiederà di creare una tabella a consumo e collegarla ad un conto all’interno del preventivo.

NB. nell’inserimento delle fatture dell’acqua collegarle al conto legato alla tabella a consumo precedentemente creato per dividere le spese in modo proporzionale per ogni condomino.

Svolto questo prima passaggio, tornano alla pagina consumi cliccare sul bottone in alto a destra “imposta canoni”. A questo punto, bisognerà selezionare il fornitore del condominio e procedere alla compilazione dei canoni seguendo le disposizioni del fornitore selezionato.

Come inserire le letture dei condomini a mano

Al salvataggio dei canoni la schermata riporterà una tabella con la lista dei condomini.

NB. la lista visibile riporterà solo i condomini che sono stati indicati nella tabella a consumi come possessori di un valore.

In corrispondenza di ogni nome si potranno inserire le letture dei contatori che al salvataggio verranno conteggiate in base ai canoni impostati e alle fatture inserite, e restituiranno gli importi che i condomini devono pagare.

Come inserire le letture dei condomini tramite import

Per inserire in pochi click tutte le letture dei condomini, cliccare in alto a destra della pagina l’icona , caricare il file csv e salvare.

Al salvataggio verranno conteggiate in base ai canoni impostati e alle fatture inserite e restituiranno gli importi che i condomini devono pagare.

Azioni possibili sulla tabella consumi

Per agevolare l’inserimento corretto delle letture vengono messe a disposizione dell’Amministratore le seguenti azioni:

  • Visualizza solo le letture mancanti, attivabile tramite l’icona , permette di visionare la lista dei condomini a cui non sono state inserite le letture;
  • Aggiungere, modificare o eliminare una nota in corrispondenza di ogni riga delle singole unità;
  • Aggiungere contatore, consente di indicare diverse letture in caso ad esempio di cambio contatore. Per aggiungere più contatori all’unità andrà cliccata l’icona che si trova in corrispondenza del nome della persona. Una volta aggiunto un altro contatore apparirà una nuova icona che ne consentirà la rimozione.

Stampa tabella consumi

Nella pagina in alto a destra cliccare su e selezionare la stampa “tabella consumi” in formato csv.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download.