Archivi categoria: Documenti

Postalizzazione

Postalizzazione è la sezione che permette di inviare tutti i documenti e le comunicazioni via posta direttamente dal vostro gestionale agli indirizzi caricati nelle anagrafiche dei condòmini.

Sarà possibile:

  • Inviare posta multipla;
  • Inviare posta, in un’unica distinta, con allegati differenti a seconda del destinatario;
  • Suddividere le spese di postalizzazione come spese personali o per tabella millesimale, contestualmente alla distinta;
  • Tracciare lo stato delle spedizioni;
  • Ricevere le ricevute ed avere sempre un report di tutta la posta inviata dal gestionale.

Inserire nuovo mittente

Attraverso l’icona “Gestisci mittenti” è possibile selezionare il mittente della posta che verrà inviata.

Di default il gestionale creerà già due mittenti: l’amministratore di condominio e il condominio stesso, selezionabili da una select iniziale.
In questa sezione è possibile creare dei nuovi mittenti che siano differenti dai due appena descritt

Come inviare posta da Condexo

Con l’icona selezionabile dai , è possibile creare una nuova distinta di invio.

Per iniziare completare i seguenti passaggi:

  1. selezionare il mittente, tra quelli disponibili nella select o aggiungere un nuovo mittente col il tasto presente nella sezione mittente, facendo attenzione ad indicare i dati di fatturazione
  2. definire il prodotto attraverso cui si vuole spedire: raccomandata, posta 1, e cosi via. Accanto ad ogni prodotto è specificata la descrizione e le specifiche del tipo di spedizione.
  3. inserire una descrizione per la nuova distinta che stiamo creando, questo darà il nome alla distinta che stiamo creando nel menù postalizzazione per tenerne traccia.
  4. selezionare i destinatari, che possono essere molteplici con la selezione di una scala/palazzo oppure condomino per condomino.
  5. caricare i file da inviare tramite la posta.
  6. calcolare il preventivo, che non significa inviare la richiesta di postalizzazione.
  7. controllare attentamente il “Riepilogo spedizione” che avrà il preventivo di spesa e selezionare la checkbox “crea spesa” nel caso in cui si voglia registrare contestualmente la fattura. Può essere registrata come fattura e suddividerla per i titoli di spesa a preventivo oppure creare una spesa personale che automaticamente verrà attribuita ai destinatari della spedizione.
  8. cliccare su “conferma” per inviare la posta.

Come tracciare la posta inviata

Appena creata la distinta di postalizzazione, verrà generato un codice a barre identificativo della spedizione e verrà generato un report con tutte le distinte inviate.

Attraverso l’icona è possibile tenere traccia di ogni singola distinta inviata.
Dentro al dettaglio saranno riepilogati i dati della spedizione, i destinatari e i documenti allegati e lo stato della spedizione stessa con allegata l’eventuale ricevuta di ritorno (se prevista).

Richiedere un report di tutti gli invii effettuati

Nell’icona di lavoro in alto a destra, vi è anche la possibilità di stampare la lista di tutte le postalizzazioni richieste, sia in formato pdf che csv, o eventualmente di inviare via mail, tramite l’icona .

NB. non è possibile cancellare una postalizzazione confermata ed inviata al nostro provider di posta privata. Può essere prevista una modifica, se possibile, contattando direttamente il provider Posta&Servizi.

 

Comunicazioni

Comunicazioni è la sezione che permette di inviare email direttamente dal vostro gestionale agli indirizzi email caricati nelle anagrafiche dei condòmini.

Sarà possibile:

  • Inviare comunicazioni di solo testo
  • Inviare comunicazioni con allegati, scaricati da Condexo o già salvati sul vostro computer
  • Inviare comunicazioni a singoli o molteplici condòmini selezionati, alle singole scale o palazzine, o a tutto il condominio.

Inviare una nuova comunicazione

  1. Dal menu laterale selezionare la voce Documenti>Comunicazioni
  2. Nella schermata che sia apre cliccare sull’icona in alto a destra
  3. Nella pagina che si apre selezionare prima il destinatario della comunicazione. Cliccando sulla riga destinata al destinatario vedrete comparire prima la dicitura “tutti”, per inviare a tutti i condòmini, poi le palazzine che compongono il condominio (anche se una unica), poi le scale ed infine i singoli condòmini.
  4. Inserire l’oggetto della mail. L’indirizzo email del mittente, sarà quello impostato nella sezione profilo.
  5. Nel campo “Descrizione” andrà compilato il corpo della mail, che avrà come incipit standard “Gentile NOME COGNOME” in base al condomino a cui sarà inviata. Si consiglia quindi di non iniziare la mail con altri incipit di intestazione.
  6. Nell’area di caricamento è possibile allegare documenti in formato .jpg o .pdf di formato massimo 1MB.
  7. Infine si può decidere di inviare nell’immediato la comunicazione o salvarla come messaggio in bozze.

Alla fine di ogni comunicazione uscirà di default la dicitura
“Di seguito i contatti dell’amministratore VOSTRO NOME E COGNOME”, si consiglia quindi di inserire i vostri contatti correttamente nella sezione profilo.

Nella pagina generale delle comunicazioni avrete sempre a disposizione l’icona filtri per poter ricercare le email inviate.
Inoltre è possibile visualizzare o eliminare una comunicazione inviata con le icone e presenti rulla riga della comunicazione di interesse.

Gestione documenti

crea e gestisci è la sezione che permetti di caricare e archiviare documentazione direttamente sulla piattaforma.

  • Archiviare i documenti del condominio visibili a tutti
  • Archiviare documenti personali

Inserire un nuovo documento

  1. Dal menu laterale selezionare la voce Documenti>Crea e Gestisci
  2. Nella schermata che sia apre cliccare sull’icona in alto a destra
  3. Nella form che viene visualizzata compilare le informazioni e scegliere una categoria e un tag da associare.
  4. Caricare il file e salvare

Archivio esportazioni

La sezione Archivio, si trova all’interno della voce di menu “Documenti” e permette di:

  • Visualizzare la lista delle stampe che sono stati esportati
  • Visualizzare la lista degli avvisi/bollettini prodotti
  • Visualizzare la lista delle distinte di bonifico generate

Tutte le richieste di documenti, file o stampe aperte fatte da varie parti della piattaforma vengono archiviate all’interno di questa sezione archivio e classificati in quattro grandi contenitori:

  1. Avvisi che contiene il listato degli avvisi di pagamento richiesti dall’amministratore per condominio.
  2. Bollettini che contiene il listato dei bollettini postali richiesti dall’amministratore per condominio.
  3. Stampe che contiene la lista dei documenti pdf/csv richiesti dall’amministratore per condominio. (es. tabelle, riparti, bilanci ecc.)
  4. Distinte bonifico che contiene la lista degli xml generati e pronti per essere caricati sull’home banking.

Per ognuna delle liste descritte si avrà la possibilità di cliccare sull’icona per poter scaricare di nuovo il file già contenente le preferenze selezionate alla prima esportazione.

Archivio importazioni

La sezione Archivio, si trova all’interno della voce di menu “Documenti” e permette di:

  • Importare l’estratto conto condominiale e procedere alla rendicontazione dei movimenti
  • Visualizzare e gestire le fatture elettroniche provenienti dalla pec

Rendicontazione

La sezione di rendicontazione permette di caricare l’estratto conto bancario o postale del condominio selezionato e importare la movimentazione.

I passaggi da seguire sono pochi e molto semplici:

  1. Per gli estratti conto bancari importare il file in formato csv, mentre per gli estratti conto postali verrà richiesto di importare sia il file csv sia lo zip dei bollettini postali (per sapere come fare espandere il form in alto);
  2. Il secondo step prevede una preview del file modificabile e la mappatura dei campi da importare e quindi: data, causale e importi;
  3. Infine una pagina di recap con il totale delle transazioni riconosciute e che quindi non necessitano dell’intervento dell’amministratore, il totale delle transazioni non riconosciute e il totale delle transazioni duplicate.

NB. Affinché la maggior parte delle transazioni rientri tra quelle riconosciute bisognerà che i condomini utilizzino il codice (CX-..) presente sugli avvisi di pagamento e l’amministratore lo inserisca nella causale di pagamento delle fatture condominiali.

Nel caso di movimenti non riconosciuti cliccare sull’icona corrispondente e inserire/selezionare i campi richiesti per il riconoscimento e salvare.

Fatture da pec

Collegando i condomini all’account pec dell’amministratore (vedi come) verranno scaricate le fatture elettroniche inviate dai fornitori.

in automatico verranno letti e inseriti tutti i campi, l’utente dovrà solo scegliere il titolo o i titoli di spesa da associare alla fattura.