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Persone

La sezione Persone, si trova all’interno della voce di menu “Generale” e permette di:

  • Visualizzare la lista delle persone all’interno del condominio selezionato o all’interno di tutti i condomini, utilizzando il menù a tendina “seleziona il condominio” in cima alla pagina;
  • Modificare o aggiungere dati ad uno, o più condòmini contemporaneamente;
  • Inviare ai condòmini gli inviti per accedere alla propria area utente Condexo;
  • Unire due anagrafiche che sono state inserite due volte, in un unico contatto;
  • Aggiornare le anagrafiche o eliminarle.

La pagina Persone contiene la lista delle persone che hanno associata una o più unità dei condomini dell’amministratore o che un tempo erano all’interno del condominio.  Nessuna persona verrà cancellata, anche in caso di subentro, per mantenere la storia dei bilanci e del condominio.

Grazie alla select in cima alla pagina è possibile scegliere un condominio in particolare e quindi filtrare le persone da visualizzare, oppure selezionare la voce “tutti”. 

Modifica, visualizza, elimina

Cliccando sull’iconadella persona desiderata si aprirà una tendina composta da una sezione “unità immobiliari collegate”       dove poter visualizzare tutte le unità all’interno di cui si trova la persona selezionata.
Sarà possibile, in questa sezione, eseguire le seguenti azioni:

  • Visualizzare o modificare l’anagrafica della persona 
  • Visualizzare il dettaglio dei dati anagrafici della persona selezionata
  •  Eliminare la persona, azione consentita solo se la persona non è stata invitata ad iscriversi a Condexo e ha eseguito il primo accesso sulla piattaforma. Non è inoltre possibile eliminare una persona se a questa sono attribuite rate, versamenti e altri movimenti contabili.
  • Utilizzando l’icona, presente su ogni riga delle unità immobiliari collegate alla persona selezionata, sarà possibile entrare nel dettaglio dell’unità immobiliare, richiedere l’estratto conto e la liberatoria della sola unità selezionata.

Nella tendina relativa alla persona, oltre alla sezione delle unità collegate di cui abbiamo appena parlato, si trova anche la sezione dedicata a “scadenze e pagamenti”  dove saranno presenti le prossime rate in scadenza e gli ultimi pagamenti effettuati dalla  persona selezionata. 

Modifica tutti e unisci

Sono possibili delle operazioni massive, con le icone in alto a destra nella pagina, che è possibile fare su uno o più condòmini, grazie alle checkbox di selezione accanto ad ogni nominativo:

  • Icona per aggiungere dati massivamente a tutti i condòmini selezionati. In particolare possono essere modificati gli indirizzi, le preferenze di ricezione rate, eventuali referenti ed altri contatti.
  • Icona che permette di unire una o due persone (che hanno generato due utenze diverse) create per errore, magari create per due condomini diversi. In questo caso non è necessario selezionare nessun nome con le checkbox . E’ sufficiente cliccare sul bottone e selezionare utente primario ed utente secondario, in questo caso il secondo si unirà al primo e tutti i dati confluiranno in un unico nome.

Come invitare i condomini ad entrare nella piattaforma  MyArea di Condexo

Selezionando le persona a cui vogliamo inviare l’invito con la checkbox accanto ad ogni nome, o in alto a sinistra per selezionarli tutti insieme. In alto a destra nella pagina delle persone cliccando sull’icona    sarà possibile decidere a chi inviare l’invito ad entrare nella piattaforma “MyArea”, mandare dei reminder e controllare lo stato degli inviti (invitato, non invitato, in attesa, primo accesso, confermato). 

Lo stato dei condomini cambia in :

  • “Non invitato” invito mai inviato, i condòmini non possono fare accesso se non invitati
  • “In Attesa” invito inviato ma il condomino non si è ancora registrato
  • “Primo accesso” invito inviato e condomino correttamente registrato, potrà procedere in autonomia alla modifica delle proprie credenziali.

Stampe estratto conto, liberatoria e lista persone

Dalla pagina persone è possibile richiedere le seguenti stampe sempre all’interno della riga relativa al condomino di interesse:

  • Richiedere l’estratto conto complessivo di tutte le unità appartenenti alla persona, all’interno del quale verranno mostrati i resoconti dei movimenti delle unità del condomino solo per gli esercizi aperti contabilmente.
  • Richiedere la liberatoria di vendita per una o più unità della persona scelta. Basterà selezionare le unità per cui generare la liberatoria e il sistema provvederà a produrre il documento. Attenzione sarà possibile richiedere il pdf solo se le unità selezionate non avranno insoluti al momento della richiesta. Questa funzionalità è automatica e può essere utilizzata in autonomia anche dal condomino che abbia fatto accesso alla sua area personale. Il modello presente in Condexo potrà essere editato prima del download con l’icona .
  • Estratto conto di tutti i condòmini: selezionando tutte le unità, con le checkbox, e cliccando sull’icona di stampa è possibile richiedere un file unico con gli estratti conto di tutte le persone presenti all’interno del condominio selezionato.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download. 

Fornitori

La sezione Fornitori, si trova all’interno della voce di menu “Generale” e permette di:

  • Visionare la lista dei fornitori tra quelli dell’amministratore e quelli verificati da Condexo
  • Inserire nuovi
  • Modificare o eliminare i fornitori inseriti.

La pagina dei fornitori comprende sia quelli inseriti dall’amministratore sia quelli “verificati” da Condexo. Per fornitori verificati s’intendono un gruppo di professionisti di cui Condexo si è occupato di verificarne i dati tra cui p.iva, contatti e indirizzo.

La select in alto permette inoltre di filtrare i risultati in base al condominio selezionato.

Inserimento di un nuovo fornitore

Per inserire un nuovo fornitore cliccare sull’icona e compilare i campi richiesti. Qualora il fornitore che si sta inserendo già esistesse all’interno del database il sistema procederà a suggerire all’amministratore quello corrispondente da inserire.

NB. il sistema richiederà di inserire una mail per ogni fornitore inserito, se non si fosse in possesso di tale informazione inserire una mail fittizia così composta [email protected]. Non sarà possibile utilizzare la stessa mail per utenti differenti.

Dati fiscali e servizi del fornitore

Nella compilazione dell’anagrafica del fornitore compilare i campi relativi ai dati fiscali, quindi tipologia attività e codice tributo, in questo modo si consentirà al sistema di compilare in automatico la ritenuta d’acconto per le fatture e il modulo CU.

Affinché il fornitore possa essere salvato il sistema chiede di inserire i servizi da questo offerti, cliccando sulla select si potranno visualizzare tutti i servizi mappati da Condexo tra cui scegliere. Qualora un servizio non dovesse essere presente nella lista basterà contattare l’assistenza Condexo per farsi abilitare le nuove attività. 

Stampa lista dei fornitori

Cliccando in alto a destra sull’icona si potrà scegliere se generare la stampa del listato dei fornitori in csv o in pdf.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download. 

Condomini

La sezione condomini, che si trova all’interno della voce di menu “generale”, permette di:

  • visionare la lista dei condomini associati;
  • creare un nuovo condominio;
  • modificarne i dati associati;
  • eliminare il condominio

Creazione di un nuovo condominio

In Generale>Condomini cliccare sull’icona presente in alto a destra, a questo punto si aprirà una schermata dove poter inserire i dati del condominio.

Affinché il condominio venga salvato ricordarsi di compilare tutti i campi contrassegnati da *.

Come modificare/eliminare un condominio

Ogni condominio inserito potrà essere consultato cliccando sull’icona presente sulla riga corrispondente della tabella, che farà espandere una tendina al cui interno ci sono diverse icone. Per modificare i dati del condominio cliccare sull’icona   , per cancellare il condominio cliccare su   .  

NB. la cancellazione del condominio è consentita solo se questo non ha unità associate, nel caso in cui lo fossero andranno prima eliminate le unità e poi il condominio.  

Impostazioni Aruba pec

Nella form di creazione del condominio oltre ai dati generali dell’immobile vi è una sezione contrassegnata come “Aruba pec” che può essere utilizzata per:

–   Download fatture da Aruba Pec: inserendo l’indirizzo pec fornito da Aruba e la password per l’accesso alla stessa, il sistema provvederà a scaricare in automatico le fatture elettroniche, riconoscere a quale condominio fanno riferimento  e in questo modo poterle rendicontare in breve tempo nella sezione “fatture da Aruba pec”.

–  Invio convocazioni assemblea via pec: impostando le credenziali dell’accounto pec aruba, sarà possibile anche inviare le convocazioni assembleari via pec tramite il modulo assemblea, al momento della generazione della convocazione.

 Se non si fosse in possesso di un account Aruba per la fatturazione si potrà richiedere all’assistenza Condexo che ne creerà uno per l’amministratore.

NB. Per quanto riguarda le fatture è sufficiente un solo indirizzo per per tutti i condomini. Le credenziali andranno inserite in ogni condominio presente in Condexo. Sarà poi il sistema a smistare le fatture in base al cf del condominio contenuto nelle fatture.

Scadenzario

Una volta creato un condominio, completando la sezione anagrafica, vi sono altre 3 tab in quest’area: scadenzario, dati bancari ed impostazioni.

Lo Scadenzario permette di aggiungere delle scadenze legate al condominio su cui si sta lavorando, come l’assicurazione sul fabbricato, la revisione dell’ascensore e cosi via. Tutti quegli appuntamenti che hanno data di scadenza e di cui l’amministratore non deve assolutamente dimenticarsi.
Una volta creata una nuova scadenza, questa sarà visibile, oltre che nella tab dedicata al condominio, anche all’interno del calendario presente in dashboard.

Dati Bancari

–   Dati bancari: nella card dedicata ai dati bancari è possibile aggiungere tutti i conti necessari e legati al condominio, cliccando sull’icona . In base alla scelta della tipologia del conto (bancario o postale) si dovranno compilare i campi collegati. 

 Una volta creato il conto bancario/postale ed averlo salvato sarà possibile associare lo Stripe account incollato in precedenza semplicemente attivando la chip “Stripe” in alto a destra del conto. Tale operazione sarà possibile con un solo conto.  

–   Stripe Account: è un codice alfanumerico unico per ogni condominio che viene fornito da Condexo, sotto richiesta da parte dell’amministratore, che consente ai condòmini di pagare le rate condominiali online direttamente dalla propria area utente.

Per richiedere l’attivazione dello Stripe account basterà contattare l’assistenza Condexo e fornire i dati bancari del condominio ai quali collegarlo. Una volta ricevuto il codice basterà incollarlo nel campo dedicato e attivare l’etichetta “Stripe” presente sul dato bancario inserito in precedenza.

 NB. senza dato bancario associato l’account Stripe non verrà considerato attivato e i condòmini non potranno procedere con i pagamenti online.

– Fondi/Depositi. Legati all’inserimento dei dati bancari del condominio sono i fondi e i depositi. Infatti, all’interno della card dati bancari si ha la possibilità di creare fondi e depositi legati alla risorsa bancaria/postale in questione.

Indicare la data di apertura corretta dei fondi/depositi in modo da consentire al sistema di poter collegare il giusto esercizio di riferimento.

  • Fondi: esistono due tipi di fondo, uno generale al quale associare accantonamenti di somme per lavori straordinari ad esempio, il secondo specifico per l’accantonamento TFR dei dipendenti del condominio, come ad esempio il portiere. Entrambe le tipologie a livello di situazione contabile rappresentano voci di passività.
  • Depositi: differentemente dai fondi rappresentano attività del condominio e quindi possono essere utilizzati per esempio per indicare buoni fruttiferi o investimenti.

NB. all’interno dell’anagrafica condominiale è possibile solo creare i fondi e i depositi, per poter inserire saldi o movimentazione legati a questi bisognerà recarsi nella voce di menu gestione>saldo.

– Open Banking: questa sezione è dedicata al download automatico dell’estratto conto direttamente su Condexo.
Grazie alla funzionalità open banking è possibile trovare l’estratto conto bancario o postale direttamente nella sezione “Rendicontazione”.

  • Per prima cosa cliccare sul bottone Collegati a destra dello schermo, nella sezione open banking.
  • Selezionare l’istituto bancario di riferimento del condominio, impostando correttamente la tipologia di conto con cui si fa accesso all’internet banking (es. BPM corporate, BPM WeBankg, BPM YouWeb).
  • Cliccare sul link generato da Condexo, il quale vi porterà a fare accesso all’internet banking del condominio.
  • Seguendo la procedura guidata, inserendo tutti i token in vostro possesso, darete il consenso a Condexo a poter scaricare direttamente sul vostro gestionale, i movimenti e i saldi del condominio.
  • Conclusa la procedura, tutto sarà completato quando automaticamente si verrà reindirizzati all’interno di Condexo.

Nel caso di necessità, l’assistenza Condexo è sempre disponibile per seguire la procedura insieme.

Impostazioni

Questa sezione di impostazioni è dedicata al singolo condominio su cui si sta lavorando, mentre è possibile impostare delle impostazioni generali, per ogni condominio nella sezione del menù laterale “impostazioni“.

Sezioni visibili su MyArea dal condòmino

Card d’impostazioni che permette di abilitare/disabilitare la vista di alcune sezioni della piattaforma da parte dei condòmini del condominio che si sta creando/modificando. 

Email notifiche condòmini

Aprendo la voce, sarà possibile abilitare la funzionalità che invia notifiche automatiche ai condòmini, via mail, quando un loro pagamento viene registrato in contabilità.

Impostazioni Solleciti

Questo sistema permette di impostare i solleciti in maniera del tutto automatica secondo due criteri ben definiti:

  • Controllo per rata: il sistema invierà uno o più solleciti per ogni rata impostata a sistema.
  • Controllo periodico sul totale: il sistema controllerà, sul totale delle rate per ogni condòmino, quanto è il residuo ancora da pagare ed in base a quello invierà i solleciti.

Nella prima impostazione è importante impostare: i giorni di scadenza oltre i quali fare il controllo, l’importo residuo minimo ancora da saldare ed attivare poi l’impostazione con il bottone nel lato destro dello schermo.
Nella seconda impostazione si potranno impostare: il numero di solleciti annui che l’amministratore intende inviare automaticamente, il numero minimo di rate insolute per far si che il sollecito parta, i giorni passati dalla scadenza delle rate e l’importo minimo ancora da saldare.

Per ognuna delle due possibilità potranno essere inseriti i filtri per: escludere delle persone o delle unità dall’invio automatico, inviare un riepilogo all’amministratore ogni qualvolta vengono inviati solleciti, includere le rate di saldo e le rate fuori preventivo nei solleciti.

Stampa anagrafica condominio

Per la sezione condomini le stampe è possibile produrre le seguenti stampe: lista dei condomini dell’amministratore sia in pdf che in csv e l’anagrafica del singolo condominio in pdf. La prima stampa viene generata cliccando in alto a destra sull’icona  e scegliendo il file che si desidera, mentre per la seconda basterà cliccare sull’icona .

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica, visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download.