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Unità immobiliari

La sezione Unità immobiliari, si trova all’interno della voce di menu “Gestione” e permette di:

  • Visionare la lista delle unità e delle persone
  • Modificare o cancellare le unità e i dati ad esse collegati
  • Aggiungere nuove unità sia manualmente che attraverso l’import automatico

Come aggiungere nuove unità manualmente

Dopo aver selezionato il condominio, cliccare l’icona . Nella pagina che si apre completare con i dati dell’unità: palazzina, scala, interno e tipologia e procedere al salvataggio. 

Solo dopo il salvataggio dei dati dell’anagrafe dell’unità sarà possibile cliccare sulla tab persone nella quale inserire i condomini per ruolo. 

Come aggiungere persone alle unità manualmente

La tab delle persone si presenta con tre card dedicate ai diversi ruoli che il soggetto può ricoprire all’interno dell’unità: proprietario, inquilino e usufruttuario. 

NB. il proprietario dovrà sempre essere presente nell’unità, mentre l’inquilino e l’usufruttuario posso anche non esserci o comunque essere aggiunti in un secondo momento inserendo una data  di entrata. 

Per inserire una nuova persona all’interno dell’unità cliccare, nella card del ruolo desiderato, l’icona ; selezionare dalla select la persona, se già presente su Condexo, o cliccare sull’icona e compilare la form con l’anagrafica della nuova persona. 

NB. il sistema richiederà di inserire una mail per ogni persona inserita, se non si fosse in possesso di tale informazione inserire una mail fittizia così composta [email protected]. Non sarà possibile utilizzare la stessa mail per utenti differenti.

Una volta aggiunta la persona si dovranno compilare due campi percentuali:

  • Percentuale ripartizione spese: indica in base al ruolo in che modo dividere in percentuale le spese.

NB la somma per ruolo delle percentuali deve raggiungere il 100%, anche se in effetti non tutti dovranno pagare le rate, ma questo lo si potrà indicare al momento della creazione delle tabelle millesimali. 

  • Percentuale di proprietà: indica sul ruolo proprietario in che percentuale si detiene il possesso dell’unità.  

Come importare automaticamente le unità immobiliari e le persone

Con questa funzionalità è possibile inserire unità e persone in pochissimi click seguendo questi semplici passaggi:

Dopo aver selezionato il condominio, cliccare l’icona  , caricare un file csv con la lista delle unità e delle persone da importare. Controllare la mappatura che il sistema fa in automatico e procedere con il salvataggio. 

Per info sui passaggi da seguire e le regole da rispettare cliccare l’icona  è inoltre possibile scaricare un file d’esempio che basterà compilare ed importare.

Import automatico unità immobiliari

Subentri 

In gestione>unità immobiliari, ricercare l’unità in cui inserire il subentro e cliccare sulla riga corrispondente su . All’apertura della tendina cliccare sull’icona , selezionare la tab “persone” all’interno della quale, in corrispondenza del nome della persona uscente c’è l’icona che da la possibilità di modificare, rimuovere o gestire un subentro.

Al click sul bottone si aprirà una pagina dove sarà possibile inserire, in base al ruolo, la data e l’anagrafica della persona entrante. Una volta inserita la persona è importante inserire le percentuali di proprietà e ripartizione spese (se l’unica nell’unità saranno 100% e 100%).

Per inserire una nuova persona all’interno dell’unità cliccare, nella card del ruolo desiderato, l’icona :

  • selezionare dalla select la persona, se già presente su Condexo;
  • se la persona non è ancora presente su Condexo, cliccare sull’icona e compilare la form con l’anagrafica della nuova persona.

Una volta inserito un subentro è sempre possibile modificarlo o eliminarlo attraverso il percorso Gestione>Unità immobiliari, aprendo l’unità che ci interessa con l’icona e poi selezionando la tab relativa ai subentri con l’icona e cliccando sulle icone modifica o elimina relative.

NB. Al salvataggio il sistema chiederà se si vogliano far uscire tutte le persone con lo stesso ruolo oppure procedere con il subentro solo della persona selezionata.

Eliminare un’unità immobiliare

Le unità immobiliari posso essere eliminate solo se non hanno persone, e quindi rate, associate. E’ necessario entrare nel dettaglio dell’unità nella pagina gestione, espandere la tendina e cliccare sull’icona .

Come rimuovere le persone all’interno delle unità

Per rimuovere le persone dentro le unità, senza necessità di creare un subentro, bisognerà accertarsi che la persona in questione non abbia associata nessuna rata, nessun saldo, nessun movimento o nessuna % di ripartizione spese o proprietà. A questo punto, entrando nel dettaglio dell’unità e espandendo la riga relativa della persona verrà abilitato il bottone “rimuovi”.

Stampe lista unità e lista subentri

Nella pagina in alto a destra cliccare su e selezionare una tra le stampe proposte tra cui lista unità immobiliari o lista subentri sia in pdf che in csv.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download. 

Esercizi

La sezione Esercizi, si trova all’interno della voce di menu “Gestione” e permette di:

  • Visualizzare gli esercizi del condominio
  • Chiudere contabilmente le varie gestioni in modo

Come aggiungere un nuovo esercizio

Dopo aver selezionato il condominio, cliccare l’icona , selezionare una tra le tipologie disponibili dare una denominazione e inserire le date di inizio e fine esercizio. 

Per gli esercizi ordinari successivi al primo sarà necessario selezionare un “esercizio precedente collegato” in modo che alla chiusura di uno vengano generati in automatico i saldi di fine gestione e travasati nel successivo.

Per sfruttare la funzionalità della rendicontazione e per indicare le coordinate su cui far confluire le rate legate all’esercizio che si sta creando, andrà associato il conto bancario/postale precedentemente inserito nell’anagrafica del condominio.

Per fare ciò, basterà selezionare il conto dalla select “seleziona conto avvisi/bollettini”. 

NB. il conto avvisi sarà sempre cliccabile mentre quello dei bollettini sarà cliccabile solo se al condominio è associato con conto corrente postale.

All’apertura di ogni nuovo esercizio straordinario/gestione/ausiliario verrà richiesto anche se si  vuole selezionare un esercizio da cui copiare le tabelle millesimali o si desidera procedere ad inserirle a mano.

NB. prestare attenzione alle date che vengono scelte. Se si seleziona la medesima data di apertura e chiusura esercizio il sistema non sarà in grado di creare un piano rateale.

Tipologie di esercizi

Sono disponibili le seguenti tipologie di esercizi:

  • Ordinario: per la gestione annuale ordinaria. Le date possono avere durata personalizzata, ma ogni ordinario prevede un ordinario successivo che abbia data di inizio uguale alla data di fine del precedente.
  • Straordinario: può avere durata personalizzata, indipendente da ogni altro esercizio. I saldi finali possono confluire in qualsiasi altro esercizio aperto. Non prevedere la registrazione di movimenti fuori le date di apertura e chiusura.
  • Gestione: utilizzato per la gestione del riscaldamento, ad esempio, ha durata personalizzata, permette di travasare i saldi in un’altro esercizio “gestione” che può però avere data di apertura anche non subito successiva a quella di chiusura del precedente.

Come chiudere un esercizio

Dalla lista degli esercizi creati per il condominio selezionato cliccare sull’icona in corrispondenza dell’esercizio che si vuole chiudere.

Una volta entrati del dettaglio, cliccare sul bottone “chiudi contabilmente”. Se l’esercizio che si sta chiudendo non è di tipologia ordinaria, il sistema chiederà su quale esercizio riversare i saldi generati.

Esercizio Utility

L’esercizio Utility entra a far parte del listato degli esercizi disponibili nel momento in cui nella sezione gestione>saldo vengono inserite spese fatture degli anni precedenti.

Come spiegato nella sezione dedicata, il saldo dei fornitori può essere gestito inserendo o un importo cumulativo o le singole fatture/spese non pagate negli anni precedenti. Scegliendo questa seconda opzione, il sistema provvederà a creare l’esercizio di appoggio alle fatture chiamato appunto “Utility”.

NB. l’esercizio Utility non può essere cancellato.

Gli stati degli esercizi

Gli esercizi possono assumere diversi stati a seconda delle azioni che si fanno sugli stessi o della loro durata:

  • Aperto: esercizio che non ha superato la data di scadenza e che è ancora in gestione a livello contabile;
  • Chiuso: quando l’esercizio ha superato la data di scadenza, ma ancora può essere gestito a livello contabile;
  • Chiuso/Saldato: un esercizio che è stato chiuso contabilmente assume lo stato di saldato. Per saldare un esercizio basterà cliccare su modifica e all’interno cliccare sul bottone “chiudi contabilmente”. 

NB. una volta chiuso l’esercizio contabilmente non si potrà più aprire.

Come eliminare un esercizio

Accanto ad ogni esercizio creato vi è un’icona che permette di cancellarlo. Questa cancellazione può avvenire a determinate condizioni. L’esercizio in questione, infatti, non potrà essere cancellato se avrà un preventivo collegato. Per procedere dunque alla sua cancellazione bisognerà prima eliminare il preventivo associato.

Saldo

La sezione Saldo, si trova all’interno della voce di menu “Gestione” e permette di:

  • Inserire i saldi iniziali dei conti condominiali
  • Inserire i debiti/crediti iniziali delle unità
  • Inserire debiti/crediti iniziali dei fornitori
  • Impostare e gestire fondi e depositi

La pagina di saldo è costituita da quattro schede, ognuna delle quali permette di inserire, sul primo esercizio contabile aperto, i saldi relativi al condominio, alle unità, ai fornitori e ai fondi/depositi.

NB. nell’inserire i saldi tenere in considerazione che gli importi privi di segno rappresentano un credito per il condominio mentre gli importi con il segno – davanti ne rappresentano dei debiti. 

Inserimento saldi iniziali delle unità

La scheda delle unità contiene la lista delle unità immobiliari del condominio con le persone ad esse associate. Per inserire i debiti e i crediti della gestione precedente basterà digitare l’importo sulla riga corrispondente alle unità e una volta compilati tutti i campi salvare.

Dopo aver salvato i saldi, il sistema abiliterà accanto ad ogni unità l’icona  che permetterà:

  • per i debiti di registrare incassi dei condomini e per i crediti di registrare delle restituzioni.
  • “Trasferisci saldo” di trasferire il saldo tra persone diverse all’interno della stessa unità o per la stessa persona che ha unità diverse (un condòmino vuole far confluire tutti i saldi delle sue unità su una unica).
  • “Libro giornale” mostra tutte le operazioni contabili effettuate relative al saldo (incassi, restituzioni).

NB. Qualora si volessero gestire i saldi con rate di conguaglio, spalma ecc.. ci si dovrà recare nella sezione rate.

Stampa debiti/crediti condomini esercizi precedenti

A destra della schermata, accanto alla barra della ricerca, si ha la possibilità di richiedere la stampa dei saldi dei condomini. Basterà cliccare sull’icona .

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download. 

Inserimento saldi iniziali dei fornitori

Per inserire i saldi, andrà prima creata la riga corrispondente del fornitore. Per fare ciò clicca in alto a destra l’icona e dalla riga che si viene a creare, selezionare il fornitore che si desidera. A questo punto si può decidere di inserire o un debito cumulativo per fornitore o inserire tutte le fatture non pagate.

  • Saldo cumulativo: inserire l’importo totale nel campo importo sulla riga corrispondente al fornitore;
  • Singole fatture: cliccare sull’icona e procedere alla compilazione dei dati relativi alla fattura. All’inserimento delle fatture verrà creato un esercizio di appoggio chiamato “Utility“.

NB. se si vuole cancellare un saldo di un fornitore, assicurarsi prima di aver cancellato tutti i movimenti ad esso associato e poi mettere l’importo del saldo a 0 e salvare. In questo modo, la riga errata del fornitore verrà eliminata.

Stampa debiti/crediti fornitori esercizi precedenti

A destra della schermata, accanto all’icona , si ha la possibilità di richiedere la stampa dei saldi dei fornitori. Basterà cliccare sull’icona .

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download. 

Fondi e depositi

I fondi e i depositi creati all’interno dell’anagrafica del condominio vengono riportati nella scheda corrispondente nei saldi.

Per questi è possibile sia inserire un saldo iniziale sia gestirne accantonamenti e restituzioni. Per il saldo iniziale basterà aggiungere il dato nel campo importo, mentre per procedere all’inserimento di accantonamenti o restituzioni cliccare su e seguire le indicazioni.

NB. nella situazione patrimoniale i fondi verranno riportati tra le passività del condominio e i depositi tra le attività.