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Fatture e spese

La sezione Fatture e spese, si trova all’interno della voce di menu “Movimenti” e permette di:

  • Creare, modificare, duplicare e cancellare spese e fatture
  • Predisporre distinte di bonifico da importare sulla banca/posta
  • Gestire pagamenti manuali

Come inserire una nuova spesa/fattura

Dopo aver selezionato il condominio e l’esercizio cliccare sull’icona e scegliere una tra le opzioni proposte:

  • Fattura
  • Spesa semplice
  • Spesa personale

La prima e la seconda opzione seguono le regole classiche di una spesa mentre per la terza bisognerà seguire i seguenti passaggi affinché possa essere correttamente creata.

Prima di tutto nella sezione tabelle andrà creata una tabella personale inserendo valore 1 sui condomini interessati. Successivamente nella sezione preventivo o direttamente all’interno della nuova spesa creare un conto al quale associare la tabella personale. Solo a questo punto sarà possibile creare la spesa personale che andrà associata al titolo di spesa nuovo.

Quando s’inserisce una nuova spesa si devono considerare le seguenti nozioni:

  • Fornitore: se nella lista dei fornitori associati al condominio è già presente quello che si desidera selezionare basterà scrivere il nome nella barra di ricerca se invece non lo è, basterà cliccare sull’icona e compilare il form dell’anagrafica;
  • Data iniziale/finale riferimento fattura: campi che vengono riempiti in automatico dal sistema con la data iniziale e finale dell’esercizio selezionato. Rappresentano la competenza della fattura/spesa;
  • Titolo di spesa: da cui selezionare uno tra i titoli di spesa inseriti a preventivo o aggiungerne uno nuovo direttamente a consuntivo cliccando sull’icona .

Come dividere in % o in € le spese su diversi titoli di spesa

Durante la creazione o la modifica di una fattura/spesa nella sezione titolo di spesa se si vuole dividere l’importo della stessa su più titoli di spesa basterà innanzi tutto decidere se utilizzare una ripartizione % o per importo. Per la prima opzione cambiare la percentuale nel campo omonimo, a questo punto si attiverà il bottone che permetterà di aggiungere un nuovo titolo di spesa. Per la seconda opzione cambiare l’importo nel campo omonimo, a questo punto si attiverà il bottone che permetterà di aggiungere un nuovo titolo di spesa.

NB. La somma delle percentuali dei titoli di spesa deve fare sempre 100% e la somma degli importi dovrà essere sempre il totale della fattura.

Come modificare/eliminare le fatture/spese

Dalla pagine di fatture e spese cliccare in corrispondenza della riga scelta sull’icona ed entrare nel dettaglio.

All’interno del dettaglio della spesa cliccare sull’icona , a destra del titolo della sezione “dati generali” e selezionare la voce modifica o elimina in base alle esigenze.

Come inserire il pagamento delle fatture/spese

Nella pagina fatture e spese ci sono diversi modi per inserire un pagamento o disporne uno:

  1. cliccando sull’icona  presente in corrispondenza di ogni spesa/fattura inserita;
  2. utilizzando la modalità di selezione multipla per far attivare il bottone in alto “paga”;
  3. utilizzando la modalità di selezione multipla per far attivare il bottone in alto “bonifico” e quindi far generare un file contenente le distinte di bonifico da caricare direttamente sull’home banking.

Versamenti

La sezione Versamenti, si trova all’interno della voce di menu “Movimenti” e permette di:

  • Visionare le rate emesse e non emesse del condominio selezionato
  • Inserire pagamenti singoli multipli o tramite codice
  • Scaricare le ricevute di versamento

Come inserire il pagamento delle rate

Nella pagina versamenti ci sono diversi modi per inserire un pagamento:

  1. Inserimento singolo attraverso l’icona che si trova in corrispondenza di ogni rata emessa e non emessa presente nella lista;
  2. Inserimento multiplo attraverso la check box presente vicino ad ogni rata è possibile selezionare più rate contemporaneamente che faranno attivare un bottone in alto a destra “paga” che consente di procedere al versamento contestuale di tutte le rate selezionate;
  3. Inserimento tramite codice attraverso l’icona presente in alto a destra della pagina. Al click si verrà rimandati in una sezione che consentirà di inserire il codice causale riportato sugli avvisi di pagamento e procedere al versamento.

Come generare le ricevute di un versamento

Anche in questo caso abbiamo diverse opzioni tra le quali scegliere per generare le ricevute di versamento:

  1. Tramite la selezione multipla delle rate con stato pagato che  attiva il bottone “ricevuta” in alto a destra;
  2. Tramite il bottone “genera ricevuta” che si trova accanto il pagamento della rata raggiungibile tramite l’icona .

Libro e saldo cassa

La sezione Libro e saldo cassa, si trova all’interno della voce di menu “Movimenti” e permette di:

  • Visualizzare la movimentazione di uno o più esercizi contemporaneamente
  • Scaricare documentazione e report
  • Inserire alcuni tipi di movimenti

Dopo aver selezionato il condominio verrà visualizzato il listato degli esercizi aperti contabilmente associati con il totale delle uscite e delle entrate. L’amministratore potrà decidere se visualizzare la lista dei movimenti di un solo esercizio o di tutti, cliccando in corrispondenza della riga prescelta sull’icona .

Come inserire entrate/uscite generiche

Dopo essere entrati nel dettaglio di un esercizio sarà possibile inserire delle entrate/uscite generiche cliccando sull’icona . Chiariamo ora nello specifico:

  • Entrate generiche sono dei movimenti in ingresso sul conto corrente del condominio che girano solo sulla cassa e che quindi vanno ad incrementare il totale delle entrate del condominio senza però modificarne il consuntivo.
  • Uscite generiche sono dei movimenti in uscita dal conto corrente del condominio che girano solo sulla cassa e che quindi vanno a decrementare il totale delle uscite del condominio senza però modificarne il consuntivo.

Come inserire movimenti di debito/credito

Dopo essere entrati nel dettaglio di un esercizio sarà possibile inserire delle movimenti di debito/credito cliccando sull’icona . Chiariamo ora nello specifico:

  • Registrazione debito/entrata da la possibilità di generare dei debiti di fornitori/condomini nei confronti del condominio e contestualmente il movimento di entrata verso il conto corrente condominiale.
  • Registrazione credito/uscita da la possibilità di generare dei crediti di fornitori/condomini nei confronti del condominio e contestualmente il movimento di uscita dal conto corrente condominiale.

Come inserire giroconti

Dopo essere entrati nel dettaglio di un esercizio sarà possibile inserire dei giroconti cliccando sull’icona . Il giroconto rappresenta uno spostamento di somme di denaro da un conto all’altro del condominio selezionato, verranno a crearsi quindi due movimenti uno di uscita dal conto d’origine e uno di entrata sul conto di destinazione.

Stampa libro e saldo cassa

Nella pagina in alto a destra cliccare su , nella finestra che si apre selezionare uno dei formati proposti tra pdf e csv per generare la stampa del libro e saldo cassa.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download. 

Fisco

La sezione Fisco, si trova all’interno della voce di menu “Movimenti” e permette di:

  • Gestire le scadenze fiscali del condominio
  • Generare file telematici per importazione diretta sul portale dell’Agenzia delle Entrate

La sezione fisco è caratterizzata dalla divisione in sottocategorie: F24, CU, 770 e Quadro AC, vediamole nel dettaglio:

F24

La sezione F24 è a sua volta divisa in due tab, rispettivamente “ritenute da versare” e “F24 da versare”. Nella prima tab si trova la lista delle ritenute d’acconto da versare con l’ F24 mentre la seconda contiene la lista degli F24 generati che vanno pagati.

NB. Affinché le ritenute d’acconto vengano visualizzate nella lista, si dovrà procedere al pagamento della fattura associata. Da quel momento infatti la ritenuta acquisterà come data di scadenza il 16 del mese successivo al pagamento della fattura e potrà essere versata con l’F24. 

Come generare/pagare un F24 

Nella lista delle ritenute utilizzando la selezione multipla sarà possibile eseguire differenti azioni:

  • Generare il modello F24 in pdf cliccando sull’icona ;
  • Scaricare la lista delle ritenute selezionate in formato csv, cliccando sull’icona ;
  • Segnare le ritenute selezionate come pagate senza dover generare l’F24, cliccando sull’icona .

Una volta richiesto il documento il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena il file sarà pronto per il download. 

NB. Se vengono selezionate ritenute d’acconto scadute, prima di procedere alla generazione del modello F24, il sistema provvederà a chiedere di inserire interessi e sanzioni.

Tutti i modelli generati da pagare si troveranno nella tab “F24 da versare”, anche in questo caso basterà selezionare il documento da pagare e inserire il pagamento. Se invece si vorrà procedere alla cancellazione dell’F24 cliccare su , a questo punto la lista delle ritenute associate verrà riportata nella tab “ritenute da versare”.

CU

Contiene la lista delle spese pagate che i fornitori del condominio hanno effettuato nell’anno contabile selezionato.

Utilizzando la selezione multipla sarà possibile eseguire differenti azioni:

  • Generare il modello CU in pdf cliccando sull’icona ;
  • Generare il tracciato telematico da importare sul portale dell’Agenzia delle Entrate cliccando sull’icona .

Una volta richiesto il documento il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena il file sarà pronto per il download. 

770

Contiene la lista delle ritenute contenute negli F24 versati. Utilizzando la selezione multipla sarà possibile eseguire differenti azioni:

  • Generare il modello 770 in pdf cliccando sull’icona ;
  • Generare il tracciato telematico da importare sul portale dell’Agenzia delle Entrate cliccando sull’icona .

Una volta richiesto il documento il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena il file sarà pronto per il download

Quadro AC

Contiene la lista delle fatture/spese dell’anno indicato a cui in fase di creazione è stata selezionata la check box “fiscalità” e “Quadro AC”. Il listato potrà essere filtrato per fatture/spese pagate e non.

Utilizzando la selezione multipla sarà possibile generare il file pdf cliccando sull’icona .

Detrazioni fiscali

Per gestire la documentazione legata alle detrazioni fiscali del condominio seguire questi passaggi:

  1. Assicurarsi che ogni unità immobiliare riporti tutti i dati catastali;
  2. Completare l’anagrafica dei condomini inserendo i codici fiscali validi;
  3. All’interno del dettaglio dell’unità cliccare sulla tab “beneficiari detrazioni fiscali e indicare le persone che hanno diritto alle detrazioni, che siano i condomini o anche soggetti terzi al condominio (cessione del credito);
  4. Quando viene creata una fattura selezionare dalla card “Dati aggiuntivi” selezionare la checkbox fiscalità>soggetto a detrazioni fiscali e indicare l’intervento;
  5. In fisco>detrazioni fiscali procedere alla produzione dei documenti tra cui tracciato telematico e ricevute per condomino cliccando sull’icona

Come importare il file telematico sull’Agenzia delle Entrate

Grazie a questi semplici passaggi Condexo ti aiuta a importare il file telematico generato dalla piattaforma sul sito dall’Agenzia delle Entrate.

  1. Scaricare il file telematico (CU, 770) dalla sezione fisco;
  2. Scaricare l’applicazione “Desktop telematico” dal sito dell’AdE previa richiesta di credenziali di accesso al servizio. Inserire i dati fiscali e il PIN fornito;
  3. Dopo aver aggiornato il programma cliccare sulla sezione “applicazioni” e selezionare “file internet”;
  4. Nella pagina che si apre cliccare su “controlla file” e caricare il file generato da Condexo. Una volta verificato il file seguire le indicazioni per poterlo recuperare;
  5. Nella pagina file internet sempre nel desktop telematico cliccare ora su “prepara file” e caricare il file che in precedenza è stato controllato. Anche in questo caso bisognerà seguire le indicazioni per poter recuperare il file processato.
  6. L’ultimo passaggio da effettuare è quello di andare sul sito dell’AdE e recarsi nella sezione Servizi per – Invio, allegare il file e premere il bottone OK. L’invio può ritenersi effettuato solo quando il sistema fornisce in risposta la pagina di conferma della trasmissione, che riporta anche il protocollo attribuito all’invio.