Condomini

La sezione condomini, che si trova all’interno della voce di menu “generale”, permette di:

  • visionare la lista dei condomini associati;
  • creare un nuovo condominio;
  • modificarne i dati associati;
  • eliminare il condominio

Creazione di un nuovo condominio

In Generale>Condomini cliccare sull’icona presente in alto a destra, a questo punto si aprirà una schermata dove poter inserire i dati del condominio.

Affinché il condominio venga salvato ricordarsi di compilare tutti i campi contrassegnati da *.

Come modificare/eliminare un condominio

Ogni condominio inserito potrà essere consultato cliccando sull’icona presente sulla riga corrispondente della tabella, che farà espandere una tendina al cui interno ci sono diverse icone. Per modificare i dati del condominio cliccare sull’icona   , per cancellare il condominio cliccare su   .  

NB. la cancellazione del condominio è consentita solo se questo non ha unità associate, nel caso in cui lo fossero andranno prima eliminate le unità e poi il condominio.  

Impostazioni Aruba pec

Nella form di creazione del condominio oltre ai dati generali dell’immobile vi è una sezione contrassegnata come “Aruba pec” che può essere utilizzata per:

–   Download fatture da Aruba Pec: inserendo l’indirizzo pec fornito da Aruba e la password per l’accesso alla stessa, il sistema provvederà a scaricare in automatico le fatture elettroniche, riconoscere a quale condominio fanno riferimento  e in questo modo poterle rendicontare in breve tempo nella sezione “fatture da Aruba pec”.

–  Invio convocazioni assemblea via pec: impostando le credenziali dell’accounto pec aruba, sarà possibile anche inviare le convocazioni assembleari via pec tramite il modulo assemblea, al momento della generazione della convocazione.

 Se non si fosse in possesso di un account Aruba per la fatturazione si potrà richiedere all’assistenza Condexo che ne creerà uno per l’amministratore.

NB. Per quanto riguarda le fatture è sufficiente un solo indirizzo per per tutti i condomini. Le credenziali andranno inserite in ogni condominio presente in Condexo. Sarà poi il sistema a smistare le fatture in base al cf del condominio contenuto nelle fatture.

Scadenzario

Una volta creato un condominio, completando la sezione anagrafica, vi sono altre 3 tab in quest’area: scadenzario, dati bancari ed impostazioni.

Lo Scadenzario permette di aggiungere delle scadenze legate al condominio su cui si sta lavorando, come l’assicurazione sul fabbricato, la revisione dell’ascensore e cosi via. Tutti quegli appuntamenti che hanno data di scadenza e di cui l’amministratore non deve assolutamente dimenticarsi.
Una volta creata una nuova scadenza, questa sarà visibile, oltre che nella tab dedicata al condominio, anche all’interno del calendario presente in dashboard.

Dati Bancari

–   Dati bancari: nella card dedicata ai dati bancari è possibile aggiungere tutti i conti necessari e legati al condominio, cliccando sull’icona . In base alla scelta della tipologia del conto (bancario o postale) si dovranno compilare i campi collegati. 

 Una volta creato il conto bancario/postale ed averlo salvato sarà possibile associare lo Stripe account incollato in precedenza semplicemente attivando la chip “Stripe” in alto a destra del conto. Tale operazione sarà possibile con un solo conto.  

–   Stripe Account: è un codice alfanumerico unico per ogni condominio che viene fornito da Condexo, sotto richiesta da parte dell’amministratore, che consente ai condòmini di pagare le rate condominiali online direttamente dalla propria area utente.

Per richiedere l’attivazione dello Stripe account basterà contattare l’assistenza Condexo e fornire i dati bancari del condominio ai quali collegarlo. Una volta ricevuto il codice basterà incollarlo nel campo dedicato e attivare l’etichetta “Stripe” presente sul dato bancario inserito in precedenza.

 NB. senza dato bancario associato l’account Stripe non verrà considerato attivato e i condòmini non potranno procedere con i pagamenti online.

– Fondi/Depositi. Legati all’inserimento dei dati bancari del condominio sono i fondi e i depositi. Infatti, all’interno della card dati bancari si ha la possibilità di creare fondi e depositi legati alla risorsa bancaria/postale in questione.

Indicare la data di apertura corretta dei fondi/depositi in modo da consentire al sistema di poter collegare il giusto esercizio di riferimento.

  • Fondi: esistono due tipi di fondo, uno generale al quale associare accantonamenti di somme per lavori straordinari ad esempio, il secondo specifico per l’accantonamento TFR dei dipendenti del condominio, come ad esempio il portiere. Entrambe le tipologie a livello di situazione contabile rappresentano voci di passività.
  • Depositi: differentemente dai fondi rappresentano attività del condominio e quindi possono essere utilizzati per esempio per indicare buoni fruttiferi o investimenti.

NB. all’interno dell’anagrafica condominiale è possibile solo creare i fondi e i depositi, per poter inserire saldi o movimentazione legati a questi bisognerà recarsi nella voce di menu gestione>saldo.

– Open Banking: questa sezione è dedicata al download automatico dell’estratto conto direttamente su Condexo.
Grazie alla funzionalità open banking è possibile trovare l’estratto conto bancario o postale direttamente nella sezione “Rendicontazione”.

  • Per prima cosa cliccare sul bottone Collegati a destra dello schermo, nella sezione open banking.
  • Selezionare l’istituto bancario di riferimento del condominio, impostando correttamente la tipologia di conto con cui si fa accesso all’internet banking (es. BPM corporate, BPM WeBankg, BPM YouWeb).
  • Cliccare sul link generato da Condexo, il quale vi porterà a fare accesso all’internet banking del condominio.
  • Seguendo la procedura guidata, inserendo tutti i token in vostro possesso, darete il consenso a Condexo a poter scaricare direttamente sul vostro gestionale, i movimenti e i saldi del condominio.
  • Conclusa la procedura, tutto sarà completato quando automaticamente si verrà reindirizzati all’interno di Condexo.

Nel caso di necessità, l’assistenza Condexo è sempre disponibile per seguire la procedura insieme.

Impostazioni

Questa sezione di impostazioni è dedicata al singolo condominio su cui si sta lavorando, mentre è possibile impostare delle impostazioni generali, per ogni condominio nella sezione del menù laterale “impostazioni“.

Sezioni visibili su MyArea dal condòmino

Card d’impostazioni che permette di abilitare/disabilitare la vista di alcune sezioni della piattaforma da parte dei condòmini del condominio che si sta creando/modificando. 

Email notifiche condòmini

Aprendo la voce, sarà possibile abilitare la funzionalità che invia notifiche automatiche ai condòmini, via mail, quando un loro pagamento viene registrato in contabilità.

Impostazioni Solleciti

Questo sistema permette di impostare i solleciti in maniera del tutto automatica secondo due criteri ben definiti:

  • Controllo per rata: il sistema invierà uno o più solleciti per ogni rata impostata a sistema.
  • Controllo periodico sul totale: il sistema controllerà, sul totale delle rate per ogni condòmino, quanto è il residuo ancora da pagare ed in base a quello invierà i solleciti.

Nella prima impostazione è importante impostare: i giorni di scadenza oltre i quali fare il controllo, l’importo residuo minimo ancora da saldare ed attivare poi l’impostazione con il bottone nel lato destro dello schermo.
Nella seconda impostazione si potranno impostare: il numero di solleciti annui che l’amministratore intende inviare automaticamente, il numero minimo di rate insolute per far si che il sollecito parta, i giorni passati dalla scadenza delle rate e l’importo minimo ancora da saldare.

Per ognuna delle due possibilità potranno essere inseriti i filtri per: escludere delle persone o delle unità dall’invio automatico, inviare un riepilogo all’amministratore ogni qualvolta vengono inviati solleciti, includere le rate di saldo e le rate fuori preventivo nei solleciti.

Stampa anagrafica condominio

Per la sezione condomini le stampe è possibile produrre le seguenti stampe: lista dei condomini dell’amministratore sia in pdf che in csv e l’anagrafica del singolo condominio in pdf. La prima stampa viene generata cliccando in alto a destra sull’icona  e scegliendo il file che si desidera, mentre per la seconda basterà cliccare sull’icona .

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica, visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download.