Rate

La sezione Rate, si trova all’interno della voce di menu “Bilancio” e permette di:

  • Creare un nuovo piano rateale
  • Emettere rate
  • Gestire saldi dell’esercizio precedente
  • Generare avvisi, bollettini e MAV
  • Inviare solleciti di pagamento

Come creare un nuovo piano rateale

Quando la pagina è vuota, perchè si è appena creato un nuovo preventivo di cui si vogliono generare le rate, per iniziare è necessario cliccare sull’icona per generare il primo piano. 
A questo punto, nella schermata che si apre indicare:

  • il numero di rate da creare;
  • il tipo di ripartizione del preventivo: equa per rate tutte uguali, in percentuale se gli importi devono essere differenti per tutte o alcune rate ;
  • il tipo di arrotondamento: classico, sopra €0,50 arrotonda per eccesso e sotto per difetto, per eccesso o per difetto

Infine procedere al salvataggio. Si aprirà uno specchietto che avvisa della creazione del piano rateale. Attendere la chiusura automatica dell’avviso per poter visualizzare il piano rateale.

NB. E’ importante selezionare date di scadenza delle rate che ricadano all’interno della durata dell’esercizio selezionato, altrimenti il sistema non permetterà il salvataggio del piano.

Come emettere il piano rateale automatico/immediato

Dopo aver creato il piano rateale, cliccando l’icona   e selezionando “gestisci piano rateale”, nella schermata successiva sempre attraverso l’icona   sarà possibile cliccare su “Imposta emissione”.
Sarà possibile decidere quale tipo di emissione applicare:

  • Automatica: indicando un numero di giorni prima della scadenza della rata entro cui questa verrà emessa.
    NB. Le rate che avranno superato la data di scadenza verranno emesse immediatamente al salvataggio.
  • Immediata: che emetterà tutto il piano rateale istantaneamente in una sola volta.

Cliccando sulla check box “All’emissione delle rate abilita l’invio automatico tramite mail” verrà richiesto al sistema di inviare automaticamente all’emissione della rata una mail ai condomini, e così per tutte le successive in modo automatico.

Qualora si decidesse di non utilizzare la funzione di email automatiche sarà comunque possibile inviare le mail contenti le rate in modo manuale cliccando sull’icona . Una volta aperto il modale di stampa e aver selezionato “rata”  alla fine del menù si può selezionare la checkbox “invia via email” e salvare per inviare le rate via mail in modo manuale.

NB. se il preventivo si trova in stato “bozza” le email di invio rate verranno bloccate, quindi assicurarsi di impostare il bilancio in “approvato” prima di gestire l’emissione.

Come rigenerare un piano rateale già emesso

Per poter modificare un piano rateale già emesso, che quindi non permette di modificare le rate che saranno mostrate in grigio, cliccare sull’icona   e selezionare la voce di menu “gestisci piano”. Nella schermata sempre selezionando l’icona in alto a destra cliccare sul bottone “rigenera piano” che provvederà a disemettere le rate consentendone la modifica.

A questo punto, si potrà decidere se aumentare il numero delle rate, diminuirlo, modificarne i dati o semplicemente lasciare che il piano si ricalcoli a seguito di una modifica apportata al preventivo.

Completata l’operazione basterà salvare e reimpostare l’emissione delle rate seguendo la procedura al paragrafo precedente.

NB. Rigenerando il piano rateale i versamenti esistenti non saranno eliminati. Il sistema attribuirà i movimenti alle nuove rate. Qualora non vi sia corrispondenza tra le nuove rate generate e i versamenti già registrati, i pagamenti saranno visibili nella sezione libro e saldo cassa, dove potranno essere gestiti.

Come creare rate extra fuori preventivo

Dalla pagina principale Rate, selezionare l’iconae cliccare su “Gestisci rate fuori preventivo”.

Nella nuova pagina è necessario impostare

  • nome del nuovo piano rate da creare
  • numero di rate da creare (1-N)
  • tipologia di ripartizione delle rate (se tutte o uguali o diverse in percentuale)
  • Arrotondamento
  • Importo totale da rateizzare
  • Criterio di suddivisione dell’importo:
    – dividi in parti uguali, per creare una rata uguale per tutti i condòmini
    – dividi per tabelle, per dividere l’importo inserito per millesimi
    – Importo unitario, per richiedere a tutti l’importo inserito nel campo “importo totale da rateizzare”

Date le impostazioni sopra sarà possibile, con il click sull’icona è possibile impostare nomenclatura e data di scadenza delle rate extra da creare.

Una volta completata l’impostazione iniziale è possibile impostare l’emissione delle rate e poter visualizzare il piano rateale insieme al piano ordinario o separatamente, nella schermata rate, utilizzando i filtri con l’icona .

Come gestire i saldi dell’esercizio precedente

Cliccare sull’icona, selezionare la voce “gestisci saldo es. precedente”. A questo punto, si aprirà una pagina formata da due schede a seconda che si voglia gestire il saldo a credito o a debito.

Saldo a credito: rappresenta la lista degli importi che le unità devono al condominio. Può essere gestito secondo diverse opzioni :

  • Spalma il saldo sulle rate
    Apparirà la lista delle rate nel piano, su cui sarà possibile distribuire il saldo in percentuale su ogni rata.
  • Crea rata di conguaglio
    Indicare il numero di rata/e da creare, la scadenza e la nomenclatura da inserire.
  • Gestisci manualmente
    E’ possibile registrare manualmente su ogni rata un importo del saldo o il saldo completo, che sarà visualizzato accanto ad ogni nominativo del piano rate.

Saldo a debito: rappresenta la lista degli importi che il condominio deve alle unità. Può essere gestito secondo diverse opzioni :

  • Spalma il saldo sulle rate
    Apparirà la lista delle rate nel piano, su cui sarà possibile distribuire il saldo in percentuale su ogni rata.
  • A capienza
    Verrà distribuito il saldo sulle rate del piano in base all’importo, partendo dalla prima finchè non verrà esaurito.
  • Gestisci manualmente
    E’ possibile registrare manualmente su ogni rata un importo del saldo o il saldo completo, che sarà visualizzato accanto ad ogni nominativo del piano rate.

Sotto ad ognuna delle opzioni di gestione è sempre possibile selezionare alcune unità come “eccezione” e gestirle differentemente rispetto alla regola impostata (es. posso decidere di spalmare il saldo sulle rate, ma per una sola unità voglio generare una rata di conguaglio).

Come impostare le rate manualmente

Dopo aver creato il piano rateale, è possibile modificare gli importi delle rate prima di impostarne l’emissione. Per fare ciò basterà cliccare su  e selezionare la voce “gestisci piano rateale”, successivamente dallo stesso bottone cliccare su “imposta rate manualmente”. 

NB. Una volta impostato il piano rateale manuale, non sarà possibile tornare indietro e dunque sfruttare la funzionalità del ricalcolo automatico delle rate dopo aver apportato modifiche al preventivo. 

Come generare bollettini o avvisi di pagamento

Una volta creato il piano rateale, cliccando sull’icona sarà possibile stampare avvisi e bollettini.

Si aprirà un nuovo menù dove verrà richiesta la tipologia di stampa, qui andrà selezionata la voce “bollettini” o “avvisi” a seconda della necessità e del conto corrente impostato. Potrete selezionare una o più rate insieme e i nominativi per cui generare la stampa. Se non è necessaria una stampa singola, basterà selezionare Rate “tutte” e in Persone “tutti”. Troverete alcuni filtri applicabili per la stampa.

E’ sempre necessario specificare un identificativo per le stampe che stiamo generando, per nostro remind personale, le quali saranno poi salvate nella sezione documenti, alla cartella “avvisi e bollettini”.

Info utili e impostazioni necessarie per la generazione delle rate:

  • Collegare l’esercizio al conto bancario/postale che si vuole far comparire negli avvisi/bollettini nella pagina Esercizi;
  • Se i dati bancari associati all’esercizio sono di tipo bancario sarà possibile generare solo gli avvisi di pagamento mentre se sono di tipo postale sarà possibile generare sia bollettini che avvisi;
  • Se è stato impostato il codice SIA del conto bancario, sarà possibile generare anche i MAV
  • Nella causale di avvisi e bollettini è riportato un codice (es. CX-62948H) che se inserito dai condòmini nei pagamenti consentirà di sfruttare la rendicontazione automatica.

Come generare bollettini MAV

Per poter generare i bollettini MAV bisognerà innanzi tutto inserire il codice SIA del conto associato al condominio all’interno della sezione “dati bancari” raggiungibile dalla voce di menu generale>condomini.

Al salvataggio del codice il sistema provvederà a verificare che le anagrafiche dei condomini siano complete di codice fiscale, in quanto, alla richiesta, verranno generati solo i MAV dei condomini con anagrafica completa.

Per la generazione dei MAV, nella pagina rate cliccare sull’icona e selezionare la voce “genera bollettini/avvisi/mav”. Indicare quali rate e per quali condomini andranno generati i MAV e attendere la notifica di avvenuta creazione.

Il sistema creerà uno zip all’interno del quale ci saranno i seguenti documenti:
1. Pdf delle disposizioni richieste
2. Csv delle disposizioni richieste
3. Tracciato da poter importare sul portale dell’istituto bancario

Come spostare le rate emesse da un condomino all’altro

Nel caso di subentri o di impostazioni errate delle percentuali è possibile che si abbia la necessità di spostare rate già emesse da un condomino ad un altro all’interno della stessa unità. 

Per fare questo bisognerà seguire pochi semplici passaggi:

  1. Dalla pagina bilancio>rate o da movimenti>versamenti, cercare l’unità e la persona alla quale dobbiamo togliere la rata emessa;
  2. Cliccare sull’icona  per entrare nel dettaglio;
  3. All’interno del dettaglio della rata in alto a destra cliccare sue selezionare la voce “modifica”
  4. A questo punto basterà selezionare dalla select “condomino” la persona alla quale si vuole associare la rata e procedere al salvataggio. 

 Una volta compiuta questa operazione si verrà rimandati alla pagina di dettaglio del condomino a cui è stata associata la rata che dovrà essere ri-emessa a mano tramite l’icona .

Solleciti di pagamento

Per i condomini che hanno quote scadute sarà possibile inviare un sollecito di pagamento direttamente dalla piattaforma.

Dall’icona selezionare la tipologia di stampa “Solleciti”. Il sistema permetterà di selezionare:

  • esercizio di riferimento
  • rata (scaduta) che si vuole sollecitare
  • persona a cui inviare il sollecito

Alla fine delle selezioni cliccare sul check “invia per email” per far partire la mail di sollecito.

NB. L’opzione “Solleciti” sarà disponibile solamente nel caso in cui ci siano rate scadute. Nel menù di scelta delle persone a cui inviare verranno visualizzate solamente le persone per cui ci sono rate scadute.

Invia rate

Con il bottone è possibile inviare anche direttamente i documenti e le rate via mail in maniera manuale.

Possono essere inviate contemporaneamente una o più rate, per una o più persone all’interno del condominio, scegliendo tutte le impostazioni di stampa nel menù.
Per inviare tutto via mail è sufficiente cliccare sulla checkbox “invia rate per email” per far partire le email con la documentazione.

NB. per gli invii via mail delle rate, anche per l’emissione, ricorda sempre di impostare il preventivo nello stato “Approvato” e non in “Bozza”.

Stampe piano rate e versamenti

Nella pagina in alto a destra cliccare su , nella finestra che si apre l’utente avrà la possibilità di selezionare: il tipo di file da generare (pdf o csv); l’ordinamento (per unità o per persona) e vari filtri.

Una volta richiesta la stampa il sistema provvederà a inviare una notifica visualizzabile sull’icona in alto in destra, appena i file saranno pronti per il download.